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Zoom Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung soll Ihnen ermöglichen, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei Nutzung des Tools „Zoom“ der Zoom Video Communications, Inc. zu informieren. Die Albert-Ludwigs-Universität bietet zur Bewältigung der aktuellen SARS-CoV-2-Krisensituation die Durchführung von Online-Vorlesungen und Online- Seminaren über den Online-Meeting-Dienst Zoom an.

Informationen nach Art. 13/14 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) zum Einsatz des "Video-Konferenzsystems Zoom“ an der Universität Freiburg
Stand: 09.02.2021

Angesichts der aktuellen SARS-CoV-2-Krisensituation und den damit verbundenen Einschränkungen stehen alle Universitäten vor der großen Herausforderung, Präsenzveranstaltungen fast vollständig digital anzubieten. Insofern ist der Bedarf zur Nutzung von Videokonferenzsystemen massiv angestiegen. Aufgrund der derzeit nicht realisierbaren Skalierung der bisher von der Universität genutzten hauseigenen Systeme muss zur Bewältigung der aktuellen Pandemiebedingten Einschränkungen in Lehre, Forschung und Verwaltung ergänzend auf Cloudbasierte Online-Settings externer Anbieter zurückgegriffen werden.

Insofern wurde für die Durchführung von Online-Lehrveranstaltungen sowie größere Online-Meetings ein Kontingent an Lizenzen für die Videokonferenzlösung der ZOOM Video Communications, Inc. beschafft. Die Entscheidung für ZOOM ist gefallen, weil sich die Fakultäten, insbesondere die Studiendekane und Studiendekaninnen ausdrücklich für den Einsatz von ZOOM ausgesprochen haben. Im Gegensatz zu anderen auf dem Markt angebotenen Systemen liefert ZOOM eine sehr hohe Qualität und Funktionalität, ist insbesondere bei großen Gruppen zuverlässig einsetzbar, in der Bedienung anwenderfreundlich und transparent und bietet eine große Anzahl an datenschutzfreundlichen Einstellungsmöglichkeiten. Daher wird ZOOM auch von anderen Landesuniversitäten sowie Universitäten und Hochschulen im gesamten Bundesgebiet genutzt. Der Dienst wird an der Universität Freiburg in Situationen eingesetzt, in denen Präsenzveranstaltungen nicht möglich sind und nicht auf universitätseigene Systeme zurückgegriffen werden kann.

Aufgrund der aktuellen Einschränkungen des Studienbetriebs sind auch Prüfungen in Präsenz derzeit nur in Ausnahmefällen möglich. Insofern besteht der dringende Bedarf, auch Online-Prüfungen unter Videoaufsicht durchführen zu können, insbesondere, weil im Wintersemester viele Erstsemesterveranstaltungen stattfinden, was zu Prüfungen mit hohen Teilnehmerzahlen führt. Daher wurde an der Universität der Einsatz von ZOOM für Prüfungen, die aufgrund der andauernden, durch die Corona-Pandemie bedingten Einschränkungen im Studienbetrieb unter Einsatz elektronischer Informations- und Kommunikationssysteme erbracht werden (Online-Prüfungen) für das Wintersemester 2020/2021 und Sommersemester 2021 zugelassen. Der Einsatz von ZOOM steht unter dem Vorbehalt, dass die zuverlässige und störungsfreie Durchführung der Online-Prüfung nicht mit einem anderen, insbesondere von der Universität selbst betriebenen Informations- und Kommunikationssystem gewährleistet werden kann.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist der Universität Freiburg ein wesentliches Anliegen. Daher hat die Universität alles ihr Mögliche unternommen, um die Datenverarbeitung bei der Nutzung von ZOOM den gesetzlichen Vorgaben entsprechend, sicher, transparent und datensparsam zu gestalten. Diese Datenschutzerklärung ermöglicht es Ihnen, sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei der Nutzung von ZOOM ausführlich zu informieren.

Datenschutzerklärung

 

I.    Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne der DS-GVO sowie anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Friedrichstraße 39, 79098 Freiburg
 datenschutz@uni-freiburg.de

Die Albert-Ludwigs-Universität Freiburg ist Körperschaft des öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Kerstin Krieglstein gesetzlich vertreten.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Albert-Ludwigs-Universität Freiburg
Der Datenschutzbeauftragte
Fahnenbergplatz, 79085 Freiburg
datenschutzbeauftragter@uni-freiburg.de

II.    Auftragsverarbeiter

Die ZOOM Video Communications, Inc., 55 Almaden Boulevard, 6th Floor, San Jose, CA 95113, ist als Auftragsverarbeiter im Sinne von Artikel 28 DS-GVO für die Universität Freiburg tätig

III.    Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Form der Datenverarbeitung hängt davon ab, wie der Dienst genutzt wird. ZOOM ermöglicht eine flexible Gestaltung der Online-Meetings. Als Host oder Moderator werden die in Ihrem ZOOM-Account hinterlegten personenbezogenen Daten zur Verwaltung der ZOOM-Räume verarbeitet. Als Teilnehmer*in können Sie darüber entscheiden, ob Sie am Chat teilnehmen oder ob Sie Ihr Mikrofon bzw. Ihre Kamera freigeben. In der Regel werden bei der Nutzung von ZOOM folgende Daten mit Personenbezug verarbeitet:

1.    Benutzer*innen-Daten


2.    Video-, Audio- und Textdaten

  1. Videodaten, sofern Sie die Kamera Ihres Endgeräts freigegeben haben
  2. Audiodaten, sofern Sie das Mikrofon Ihres Endgeräts freigegeben haben
  3. Textdaten, sofern die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion genutzt wird


3.    Meeting-Metadaten

  1. Dauer des Meetings
  2. Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Personen
  3. Name und Beschreibung des Meetings
  4. Geplantes Datum / Uhrzeit des Meetings
  5. Chat-Status
  6. IP-Adressen der zur Teilnahme verwendeten Endgeräte sowie weitere Geräte-/Hardware-Informationen (MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung u.a.), ungefähre Position zur Herstellung einer Verbindung zum nächstgelegenen ZOOM-Rechenzentrum


4.    Meeting-Aufzeichnungen (optional)

  1. mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen
  2. m4a aller Audioaufnahmen
  3. Textdatei aller Annotationen, Chats, Audio-Protokolldatei
  4. Audio-Protokolldatei und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.
     

5.    Beschäftigte in Verwaltung/Beschaffung:

  1. Vollständiger Name
  2. dienstliche E-Mail-Adresse
  3. Rechnungs- und Beschaffungsdaten

Video- und Audiodaten enthalten jedenfalls Ihr Abbild sowie Ihre Stimme als personenbezogene Daten im Sinne des Artikel 4 Nummer 1 DS-GVO, da sich die Daten auf Sie als identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Darüber hinaus kann der Inhalt Ihrer Beiträge Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen. Auch IP-Adresse und Geräte-/Hardware-Informationen können einen Rückschluss auf Ihre Person zulassen und sind daher als personenbezogene Daten zu behandeln. Bei einer Nutzung von ZOOM mit privaten Endgeräten, sind Sie bei Nutzung einer VPN-Verbindung anhand der nach Ziffer 3f übermittelten Daten außerhalb der Universität nicht identifizierbar.

Die bei Zoom verfügbare „Aufmerksamkeitsüberwachung“ ist deaktiviert. Der Text innerhalb der Chatfunktion wird in einer separaten Datei gespeichert und ist im Falle einer Aufzeichnung nicht Teil des Videos.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung bei Zoom-Nutzung können Sie unter https://zoom.us/de-de/privacy.html sowie https://zoom.us/docs/de-de/privacy-and-security.html abrufen. Bitte beachten Sie, dass es sich dabei um eine externe Website handelt, die von der Zoom Video Communications, Inc. in eigener Verantwortlichkeit betrieben wird und bei deren Besuch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

IV.    Rechtsgrundlage

Die Universität Freiburg setzt ZOOM sowohl in den Bereichen Studium und Lehre, Wissenschaft und Forschung als auch im Rahmen der Verwaltung sowie Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ein. Die einschlägige Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung richtet sich nach dem jeweiligen Einsatzgebiet. Dabei verarbeitet die Universität personenbezogene Daten von Studierenden, Beschäftigten, weiteren Mitgliedern und Angehörigen sowie ggf. Externen für die Teilnahme an Lehrveranstaltungen, Online-Prüfungen, Besprechungen und weiteren Online-Meetings.

Die Verarbeitung dieser Daten ist zur Erfüllung der im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben der Universität sowie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung der Universität erforderlich. Rechtsgrundlage ist Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. c), e), Absatz 3 DS-GVO i.V.m. mit den der Universität durch das Landeshoch-schulgesetz (LHG), insbesondere durch §§ 2, 12, 32 a, 32 b LHG, sowie durch weitere Rechtsvorschriften zugewiesene Aufgaben.

Im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit kann sich die Universität zudem ausnahmsweise auf ihr be-rechtigtes Interessen an der Datenverarbeitung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO berufen, soweit nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz perso-nenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Personenbezogene Daten von Bewerberinnen und Bewerbern sowie Beschäftigten (Mitglieder und Angehöri-ge) verarbeitet die Universität, soweit dies zur Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des jeweiligen Dienst- oder Arbeitsverhältnisses oder zur Durchführung innerdienstlich planerischer, organisatori-scher, personeller, sozialer oder haushalts- und kostenrechnerischer Maßnahmen, insbesondere zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich oder in einer Rechtsvorschrift, einem Tarifver-trag oder einer Dienst- oder Betriebsvereinbarung (Kollektivvereinbarung) vorgesehen ist. Die Rechtsgrundla-ge ergibt sich aus Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. b), e), Absatz 3, Artikel 88 DS-GVO i.V.m. §§ 12 LHG, § 15 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) und §§ 83 ff. Landesbeamtengesetz BW (LBG).

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die Sie optional von sich preisge-ben können, ist Ihre Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. a), 7 DS-GVO.

V.    Speicherung

Die oben angegebenen Daten werden solange verarbeitet, wie es für die Durchführung der Online-Meetings und damit zusammenhängender Services erforderlich ist. Das gilt nicht, sofern abweichend da-von ein längerer Speicher- oder Aufbewahrungszeitraum gesetzlich vorgeschrieben oder für die Rechts-durchsetzung innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfristen erforderlich ist.

Wird ein Online-Meeting aufgezeichnet, erfahren Sie dies über eine Vorankündigung der Organisato-rin/des Organisators und/oder über eine technische Signalisierung. Sie können Ihre Kamera und ihr Mik-rofon selbstständig deaktivieren und das Meeting jederzeit verlassen. Mit der Aufzeichnung werden die Daten des Audio- und Videostreams sowie optional die Nachrichten in der Chat-, Fragen- oder Umfragefunktion gespeichert und bleiben über die Dauer des Meetings hinaus gespeichert. Die auf den Cloudser-ver des Anbieters von ZOOM gespeicherten Daten werden nach spätestens 30 Tagen automatisch ge-löscht. Soweit Online-Meetings nicht aufgezeichnet werden, speichert der Anbieter die Meeting-Inhalte nach eigenen Angaben nach Abschluss des Meetings nicht.

Eine Aufzeichnung von Online-Prüfungen oder anderweitige Speicherung der Bild- oder Tondaten findet nicht statt, soweit sie nicht zur Übertragung der Online-Prüfung unter Videoaufsicht erforderlich ist (Zwi-schenspeicherung).

Wenn Sie mit einem ZOOM-Account angemeldet sind, können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webina-ren) bis zu einem Monat bei ZOOM gespeichert werden.

VI. Datenverarbeitung außerhalb der EU / des EWR

Der ZOOM-Account der Universität wurde auf einen EU-Cluster gehoben und so konfiguriert, dass Meeting- und Webinardaten ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet werden bzw., ausnahmsweise, in Rechenzentren innerhalb der EU / des EWR (Niederlande und Schweden).

Aktuell ist es noch nicht möglich, ZOOM so zu konfigurieren, dass alle oben unter III. angegeben Daten aus-schließlich in Rechenzentren innerhalb der EU / des EWR verarbeitet werden. Die unter III. 1. 3 aufgeführten Meeting-Metadaten werden weiterhin in Rechenzentren in den USA verarbeitet. Die Übermittlung der Meeting-Metadaten in die USA erfolgt auf Grundlage der zwischen ZOOM und der Universität geschlossenen Standard-Vertragsklauseln (SCC) der EU-Kommission (Artikel 46 Absatz 2 lit. c) DS-GVO). Dazu sind ZOOM und die Universität dabei, eine weitere Vereinbarung zu den SCC mit zusätzlichen Garantien nach den Vorgaben des Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit abschließen.

Nach den Angaben von ZOOM ist die Übermittlung der Daten notwendig, um die Auslastung der ZOOM-Server zu kontrollieren. Ohne diese Kontrolle kann der Service nicht zuverlässig zur Verfügung gestellt werden. In Europa konnte die dafür erforderliche Infrastruktur bisher nicht aufgebaut werden, was perspektivisch aber geplant ist. Wenn Sie die Übermittlung der Meeting-Metadaten einschränken möchten, empfehlen wir Ihnen, sich bei ZOOM-Meetings mit einem Pseudonym anzumelden, das keine Rückschlüsse auf Ihren Namen oder Ihre Person zulässt und über eine VPN-Verbindung teilzunehmen.

VII.    Empfänger

Interne Empfänger sind diejenigen Beschäftigten der Universität, die die Daten für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung benötigen. Weitere Empfänger existieren für den Fall, dass wir gesetzlich zu einer Weitergabe verpflichtet sind.

Externe Empfänger der Daten, die Sie im Rahmen des Online-Meetings preisgeben, sind auch die anderen Teilnehmer*innen des Online-Meetings.

Als Auftragsverarbeiter verarbeitet die ZOOM Video Communications, Inc. im Rahmen des Auftragsverarbeitungsverhältnisses Ihre Daten im oben geschilderten Umfang.

 

VIII.     Verschlüsselung

Dazu bietet ZOOM neben einer Transportverschlüsselung inzwischen auch die Möglichkeit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) der Verbindung an. Bitte machen Sie, insbesondere bei Meetings mit sensiblen Gesprächsinhalten, von dieser Möglichkeit Gebrauch oder bitten den Host/Veranstalter, das Meeting entsprechend anzulegen. Weitere Informationen zu E2EE finden Sie hier: https://blog.zoom.us/de/zoom-rolling-out-end-to-end-encryption-offering/

IX.    Datenverarbeitung in der Cloud

ZOOM hat sich gegenüber der Universität zu einer datenschutzkonformen Verarbeitung personenbezogener Daten verpflichtet. Dazu hat die Universität alles ihr Mögliche unternommen, um die Datenverarbeitung den gesetzlichen Vorgaben entsprechend, sicher, transparent und sparsam zu gestalten. Dennoch bleibt zu beachten, dass die Universität bei der Nutzung von externen Cloud-Diensten grundsätzlich keinen direkten Einfluss auf die Sicherheit der Datenverarbeitung nehmen kann und insofern auf die Compliance des Vertragspartners angewiesen ist. Daher sollten Sie bei der Nutzung nicht unnötig viele bzw. vertrauliche Daten von sich preiszugeben und wenn möglich auf die universitätseigenen Dienste wie BigBlueButton oder AdobeConnect zurückzugreifen.

X.    Ihre Rechte

Hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten haben Sie folgende Rechte:

  1. Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Artikel 7 Absatz 3 DS- GVO)
  2. Recht auf Bestätigung, ob Sie betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Artikel 15 DS-GVO)
  3. Recht auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Ar-tikel 16 DS-GVO)
  4. Recht auf unverzügliche Löschung der Sie betreffenden Daten (Artikel 17 DS-GVO)
  5. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DS-GVO)
  6. Recht auf Erhalt der Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe a oder Artikel 9 Absatz 2 lit. a) oder auf einem Vertrag gemäß Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. b) beruht und keine Ausnahme vorliegt (Artikel 20 DS-GVO)
  7. Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten durch die Universität Freiburg zu beschweren (Ar-tikel 77 DS-GVO). Aufsichtsbehörde im Sinne des Artikels 51 Absatz 1 DS-GVO über die Universität Freiburg ist gemäß § 25 Absatz 1 LDSG: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, poststelle@lfdi.bwl.de.


XI.    Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

Sie haben ein Recht auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten, sofern die Daten nach Maßgabe von Artikel 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 lit. e) oder f) DS-GVO verarbeitet werden.

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