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Microsoft Landesvertrag 3.0 ab 01.05.2021

Hier erfahren Sie alle Neuigkeiten zum neuen Landesvertrag zur Beschaffung von Microsoftprodukten.

21.02.2021:

Der aktuelle Landesvertrag mit Microsoft läuft zum 30.04.2021 aus.
 
Der neue Bundesvertrag Version 3 wurde vom Leibnizrechenzentrum unter Mitwirkung weiterer Kolleg*innen des ZKI Arbeitskreises Software verhandelt und erst Mitte/Ende Dezember von Microsoft zur Unterschrift vorgelegt. Anfang Januar 2021 hat das LRZ unterschrieben und ab diesem Zeitpunkt stand er uns zur Verfügung. Dieser Bundesvertrag ist Grundlage für den Abschluss individueller EES (Enrollment for Education) Verträge mit Microsoft. Zum Vergleich: Beim aktuellen Landesvertrag (federführend ist die Universität Tübingen gewesen) ist ebenfalls ein EES Vertrag die Vertragsgrundlage.
 
Der Bundesvertrag selbst stellt ein 5-seitiges Addendum dar, welches leider für die Universitäten des Bundes weniger attraktive Klauseln enthält.
 
Pro des Bundesvertrags:
 
Inhaltlich war Microsoft lediglich verhandlungsbereit in Bezug auf den Beitritt kleinerer Hochschulen (ab 100 Mitarbeiter*innen). Wie man daraus schließen kann, war dies für die Uni Freiburg nie ein Problem.
 
Ein weiteres Pro wäre (das vielleicht auch an der Uni von Vorteil wäre, vor allem für die Mitglieder der Medizinischen Fakultät), dass Unikliniken, die dem Rahmenvertrag für Unikliniken beigetreten sind, kooperieren dürfen. Was das genau in der Praxis bedeuten wird, wissen wir aber konkret noch nicht...
 
Kontra des Bundesvertrags:
 
Microsoft bestand darauf, dass die Berechnungsgrundlage für die Zählung der Mitarbeiter*innen neu definiert wird. Zukünftig gilt das EQU Modell:
 
Mit den neuen Verträgen muss jede*r Nutzer*in gezählt werden. Das bedeutet: Jede*r Mitarbeiter*in und alle Personen, die Microsoftsysteme der Universität nutzen, müssen gezählt werden. Wer dies letzten Endes genau sein wird, ist noch nicht abschließend geklärt, da es auch davon abhängt, welche Dienste von Microsoft (bspw. Azure, Office 365) genutzt werden sollen.
 
Wichtig in diesem Zusammenhang ist: Nur wenn der komplette Campus lizenziert wird (auf Mitarbeiter*innenebene und weitere), erhalten Studierende den von allen gewünschten Benefit, sodass auch Lehrende und Studierende gemeinsam in einem Tenant arbeiten können, wobei hier noch organisatorische und lizenzrechtliche Fragestellungen existieren, die uns Microsoft dringend beantworten muss. Durch die neue Zählung werden die Kosten erheblich steigen. Zum Vergleich: Aktuell zahlt die Universität eine Pauschale, welche über die Vollzeitäquivalente der Einrichtungen abgerechnet wird. Da die Universität aktuell ca. 3900 VZÄs aber ca. 6800 Mitarbeiter*innen (ohne Klinikum) hat (s. statistik.uni-freiburg.de), kann allein schon an der Anzahl der Personen hochgerechnet werden, dass hier schon ein erheblicher Faktor die Gesamtkosten nach oben treiben wird (neben den Preisen für die verschiedene Lizenzen: M365 A3 und A5, Office 365 A3 und A5, Azure P1, P2, etc.). Zu dieser Anzahl kommen noch laut Microsoft alle Lehrbeauftragten dazu (also Personen ohne Arbeitsvertrag oder einem anderen Vertragsverhältnis), wenn diese Systeme oder Dienste von Microsoft nutzen. Wenn wir zum Beispiel tatsächlich Microsoft Teams einführen sollten, müsste man sich überlegen, ob diese Personen Teams nutzen können oder nicht. Falls sie es nutzen sollen, müssten auch entsprechende Lizenzen erworben werden. Glücklicherweise können wir an der Universität Freiburg noch viele Abschläge machen, da wir bspw. keinen Exchange Server zentral für die Mails verwenden, sondern ein von Microsoft unabhängiges System. Wäre dies nicht der Fall, müssten wir tatsächlich alle Mailpostfachinhaber*innen über Microsoft lizenzieren (auch Studierende).
 
Trotz der Beteuerungen der Microsoft Mitarbeiter*innen, wird die Lizenzierung von Microsoft Produkten nicht einfacher, sondern erheblich komplizierter, da die Zuweisung personalisierter Lizenzen in einem heterogenen Umfeld wie der Universität, in welchem Rollen nicht immer eindeutig zuzuweisen sind, extrem kompliziert wird. 
 
Aber unabhängig von diesen Problemen und noch vielen offenen Fragen, wird die Umsetzung des Bundesvertrags und des neuen EES in folgenden Schritten (nach unserer bisherigen Einschätzung) folgendermaßen umgesetzt:
 
- Am Mittwoch, den 24.02.2021 erhalten wir von der Universität Tübingen die Information, wer bei der Ausschreibung des Fachhändlers gewonnen hat, sodass wir bei diesem die Lizenzen dann auch bestellen können.
 
- Parallel arbeitet ein Team des RZs an einer M365 Testplattform, um zu Testen, wie am besten das AD der Universität als Hybrid auf das Azure AD synchronisiert werden kann.
 
- Außerdem werden wir uns in der Zwischenzeit mit dem Personalrat und dem Datenschutzbeauftragten zusammensetzen, damit formal ein Einsatz auch genehmigt werden kann.
 --> Das RZ beteiligt sich außerdem an einer ThinkTank mit anderen Universitäten des Landes, welcher versucht, mit Microsoft nochmal hinsichtlich der Datenschutzbestimmungen in Verhandlung zu treten. Ziel könnte sein, ein Addendum zu vereinbaren.
 
- Wenn der Test für die Synchronisierung des AD erfolgreich abgeschlossen ist und die datenschutzrechtlichen wie auch die dienstlichen & arbeitsrechtlichen Fragen geklärt sind, wird das AD der Universität auf das Azure AD synchronisiert.
 --> Erst ab diesem Zeitpunkt, können auch Lizenzen und Produkte aus dem Online Angebot von Mitarbeiter*innen der Universität bezogen werden. Dies betrifft dann Office 365. Wie der Bezug von Lizenzen dann stattfindet, muss noch geprüft werden. Falls wir den kompletten Campus lizenzieren, erhalten alle Mitarbeiter*innen der Universität die entsprechenden Lizenzen automatisch zugewiesen.
 --> Soweit wir aktuell wissen, bleiben die bisherigen MAK (und vermutlich auch KMS) Schlüssel erhalten, sodass die Aktivierungen der Windows und Office Pro Plus Installationen zunächst einmal nicht vom neuen Bundes-/Landesvertrag betroffen sind . Ob dies wirklich der Fall ist, wissen wir hoffentlich ab Mittwoch (24.02.). Zu beachten ist hier höchstwahrscheinlich, dass Mitarbeiter*innen, die auf zwei persönlichen, dienstlichen Geräten Office Pro Plus installiert haben, gezwungen sein werden, eine der Installationen wieder zu entfernen, da zukünftig nur noch eine Installation von Office 2013, 2016 oder 2019 von einer*einem Nutzer*in vorgenommen werden darf. Diese Nutzer*innen können dann, wenn der Tenant der Universität zur Verfügung steht und die Nutzer*innen eingetragen sind, auf das Office 365 zugreifen, welches auf bis zu 5 Geräten installiert werden kann, vorausgesetzt, dass für die*den Nutzer*in eine Office 365 A3 oder A5 Lizenz zur Verfügung steht.
 --> Das RZ wird dann parallel Office 365 Pro Plus datenschutzkonform vorkonfigurieren.
 
- In den nächsten Schritten muss entschieden werden, welche Dienste vom Online Angebot von Microsoft an der Universität eingesetzt werden darf (in folgender Reihenfolge):
 --> Sharepoint / OneDrive ?
 --> Exchange ?
 --> Teams ?
 
Falls Sie sich an dieser Stelle fragen, warum der Einsatz von Teams als letztes überprüft und eingeführt wird: Für die Funktionalität von Teams ist es notwendig, all die davor genannten Dienste zu konfigurieren. Zwar kann auch Teams ohne Exchange genutzt werden (dann gibt es bspw. kein gemeinsamer Kalender), aber ein Einsatz ohne OneDrive oder Sharepoint ist eigentlich sinnlos, z. B. weil man dann keine Daten austauschen könnte.
 
- Nachgelagert werden dann viele andere Funktionen und Dienste von M365 geprüft und ggfs. aktiviert.
 
- Ebenfalls wird dann überprüft, wie und ob Studierende im Tenant der Universität untergebracht werden können.
 
Die Liste der TO DOs in Bezug auf den neuen Landesvertrag ist leider sehr lang und aufgrund der sehr späten zur Verfügungsstellung des Bundesvertrags wie auch die vielen Änderungen, die auf Seiten von M365 ständig stattfinden, konnten leider nicht sehr viele Vorbereitungen getroffen werden.
 
ABER: Da wir schon seit Jahren die Entwicklungen bei M365 beobachten und auch im ständigen Austausch mit anderen Hochschulen und Universitäten stehen, aber auch mit Microsoft selbst, gehen wir davon aus, dass es nachdem 30.04.2021 für die meisten Nutzer*innen zu keinen erheblichen Einschränkungen kommen wird. Versprechen können wir dies natürlich nicht, wir bemühen uns aber sehr, den Übergang so lautlos wir nur möglich zu gestalten.
 
Wir hätten zum Abschluss nur noch eine Bitte: Bitte sehen Sie von Anfragen, wie es weitergeht, ab. Wir werden über die verschiedenen Kanäle, aber vor allem über unsere Webseite über den aktuellsten Status informieren, wenn es Neuigkeiten geben sollte. Wir müssen die anstehenden Änderungen mit den bestehenden Personalressourcen abwickeln, die, wie Sie vielleicht wissen, schon sehr stark ausgelastet sind.
 
 
Danke für Ihr Verständnis
 
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